Vad bör ingå i ett samarbetsavtal?

Utgångspunkt: därför behöver ett samarbetsavtal vara tydligt

Ett samarbetsavtal är juridiskt bindande mellan två eller flera parter som samarbetar i ett gemensamt projekt. Det reglerar parternas rättigheter, skyldigheter, ansvarsfördelning och ekonomiska överenskommelser, och syftet är att definiera förväntningar och villkor så att missförstånd och konflikter undviks (Ludvig & Co). Särskilt viktigt är avtalet när parterna samarbetar över längre tid, delar resurser eller driver gemensamma projekt — då behöver frågor som roller, ersättning, sekretess och immateriella rättigheter regleras (Ludvig & Co).

Blir samarbetet inte som förväntat kan konsekvenserna bli stora för ditt företag. Diskutera därför igenom hur ni vill samarbeta innan avtalet skrivs (Trygga Avtal). Ett samarbetsavtal kan utformas på många olika sätt beroende på behov och förutsättningar (Trygga Avtal), så gå igenom punkterna nedan och avgör vilka som är relevanta för just ert samarbete.

Parter, bakgrund och gemensam utgångspunkt

Inled avtalet med parternas juridiska namn och organisationsnummer, så att det står klart vem som är bunden av det. Avtalet om samverkan inom plan- och bygglagens område mellan Bollebygds kommun (org. nr. 212000-2973) och Ulricehamns kommun (org. nr. 212000-1579) anger parterna på just detta sätt i avtalets första punkt.

Kontrollera bakgrunden och ta referenser på den du ska samarbeta med. Genom UC får du en bild av bolagets ekonomiska situation, och det kan bli kostsamt för dig om företaget du samarbetar med går i konkurs (Trygga Avtal). Kontrollera också att det nya avtalet inte innehåller motsättningar mot avtal du redan har i andra samarbeten, eftersom de befintliga avtalen måste värnas i förhållande till det nya (Trygga Avtal).

Jämförelse: Avtalet mellan Bollebygds och Ulricehamns kommun

Syfte, mål och avgränsning

Slå fast vilka parterna är och vad samarbetet syftar till. Det ger en gemensam utgångspunkt och minskar risken för missförstånd om målsättningen (Ludvig & Co), och jurister rekommenderar att parterna är tydliga med syftet (Trygga Avtal). Formulera målet så att det i efterhand går att avgöra om det uppnåtts, till exempel som en viss volym, en viss marknad eller en viss tidsram.

Avgränsningen är lika viktig som målet. Bestäm vad samarbetet omfattar och vad som ligger utanför: vilka projekt, tjänster eller geografiska områden avtalet gäller, och vilka aktiviteter parterna får driva vid sidan av samarbetet utan att det räknas som konkurrerande verksamhet. Skriv också in vad som händer om målet inte nås inom den tid ni kommit överens om.

Roller, ansvar och befogenheter

Definiera tydligt vad respektive parts roll i samarbetet är (Lavendla) och hur ansvaret fördelas mellan parterna (Ludvig & Co). Gå igenom varje delmoment och skriv in vem som levererar, vem som säljer, vem som har kundkontakten och vem som ansvarar för att tidsplaner hålls. Vid gemensamma projekt behöver det också framgå vem som håller i projektledningen och vem som rapporterar vad till den andra parten.

Ange vem som får fatta beslut i olika frågor och om någon får företräda parten mot tredje man. Avtalslagen (1915:218) innehåller ett kapitel om fullmakt, och ska en person kunna binda din part utåt är det enklast att reglera det uttryckligen i avtalet i stället för att förlita sig på allmänna regler.

Ersättning, kostnader och intäkter

Avtalet ska reglera parternas ekonomiska överenskommelser (Ludvig & Co), och Lavendla pekar särskilt på att det bör reglera hur intäkterna till följd av samarbetet hanteras. Bestäm ersättningsmodell (timpris, fast pris, provision eller resultatandel), vem som fakturerar slutkunden och när, samt vilka kostnader som är gemensamma och hur de fördelas — till exempel lika delar, i procent eller efter nyttjande.

Komplettera med betalningsvillkoren: betalningstid, förfallodag, dröjsmålsränta och vad som händer vid försenad betalning. Skriv också in hur oväntade kostnader hanteras — vem som måste godkänna en extra kostnad innan den uppstår, och vad som gäller om en part lägger ner mer tid eller pengar än beräknat.

Resurser och vad varje part bidrar med

Ange vilka resurser, tjänster, material eller arbetstid varje part skjuter till, och när bidraget ska vara tillgängligt. Samarbetsavtal är särskilt viktiga när aktörer delar på resurser (Ludvig & Co), och utan en tydlig beskrivning av insatserna går det inte att planera gemensamma projekt eller avgöra vad en utebliven insats får för konsekvenser.

Beskriv varje bidrag med omfattning och nivå: antal timmar, vilken typ av kompetens, vilket material eller vilka lokaler, vem som står för kostnaden för resursen och vid vilken tidpunkt den ska vara på plats. Bestäm samtidigt vad som händer om ett bidrag försenas eller uteblir — till exempel förlängd tidsplan, ersättningsskyldighet eller rätt att avbryta samarbetet.

Immateriella rättigheter och egendom

Säkra ditt bolags egna rättigheter, exempelvis varumärken och andra ekonomiska intressen (Trygga Avtal). Bestäm vem som äger resultat som tas fram inom samarbetet, vad parterna får använda av varandras namn, logotyper och marknadsmaterial, i vilka kanaler användningen får ske och hur länge den får pågå efter avtalets slut.

Förvarar du saker hos en samarbetspartner bör avtalet ange att de tillhör dig och inte ska ingå i en eventuell konkurs hos motparten — det är ett av juristens konkreta tips (Trygga Avtal). För sådan egendom är det också praktiskt att ange vad som förvaras, var det finns och hur det ska lämnas tillbaka.

Sekretess och informationsdelning

Sekretess är en av de frågor som ska vara reglerad i ett samarbetsavtal (Ludvig & Co). Bestäm vad som räknas som konfidentiell information — affärshemligheter, kundlistor, priser, teknisk information — hur länge sekretessen gäller efter avtalets slut och vilka undantag som finns, till exempel information som redan är allmänt känd eller som en part är skyldig att lämna ut.

Reglera också informationsutbytet i praktiken: vilka inom respektive organisation som får ta del av informationen, om den får föras vidare till konsulter eller underleverantörer och vad som i så fall krävs av dem, samt vad parterna får säga offentligt om samarbetet och vem som uttalar sig för parternas räkning.

Avtalstid, förlängning och uppsägning

Sätt en tydlig tidsbegränsning i avtalet. Juristens tips är att börja med korta avtal som löpande kan förlängas, med korta uppsägningstider, och att skriva ett längre avtal när ni lärt känna varandra (Trygga Avtal).

Bestäm om avtalet förlängs automatiskt eller måste sägas upp aktivt, hur lång uppsägningstiden är, från vilken dag den räknas och vilken form uppsägningen ska ha. Skriv också in vad som gäller för projekt som pågår när uppsägningstiden börjar löpa ut.

Exit, avveckling och skydd vid konkurs

Se till att du har en tydlig och inte alltför svår exit från avtalet om det inte blir som du tänkt dig (Trygga Avtal). Gå igenom vad som händer med pågående projekt vid en exit, hur kostnader och intäkter fördelas fram till avslutet, vad som ska återlämnas och vem som får behålla kundkontakter och material efter avslutet.

Säkra att du inte dras med om din samarbetspartner går i konkurs (Trygga Avtal). Ett konkret förslag är att skriva in i avtalet att de saker du förvarar hos samarbetspartnern tillhör dig och inte ska ingå i en eventuell konkurs. En ekonomisk kontroll av motparten via UC ger en bild av risken redan innan avtalet skrivs (Trygga Avtal).

Uppföljning, kommunikation och ändringar

Bestäm hur samarbetet följs upp: vem som ansvarar för avstämningarna, hur ofta de sker, vilka uppgifter som ska redovisas (ekonomi, tidplan, resultat) och hur avvikelser hanteras. Kom samtidigt överens om den löpande kommunikationen — vem som är kontaktperson hos respektive part, vilken kanal som används och hur snabbt frågor ska besvaras.

Ändringar bör ske skriftligt och undertecknas av båda parter. Enligt avtalslagen (1915:218) kommer avtal till stånd genom anbud och svar, och ett svar som genom tillägg eller förbehåll inte stämmer med anbudet gäller som avslag i förening med ett nytt anbud. Hantera därför ändringar som formella tillägg till avtalet i stället för att komma överens muntligt, så att det inte uppstår oklarhet om vad som gäller.

När samarbetet sker med kommun, förening eller annan organisation

Samarbetsavtal är viktiga när du till exempel ska driva ett projekt med en konsult, bygga något med en entreprenör eller samarbeta med en kommun, en förening eller ett företag (Trygga Avtal). När en kommun samverkar med privata aktörer kan samverkan ha olika former, exempelvis avtal, partnerskap, samverkansöverenskommelser, gemensamma projekt och sponsring (Lekebergs kommuns riktlinje för samverkan mellan kommunen och privata aktörer).

Klargör därför tidigt vilken samverkansform ni väljer, vem som företräder respektive organisation och hur ansvaret fördelas mellan parterna. I avtal mellan kommuner anges parterna med juridiskt namn och organisationsnummer, vilket framgår av avtalet om samverkan inom plan- och bygglagens område mellan Bollebygds och Ulricehamns kommuner, i avtalets första punkt — samma identifiering av parter är användbar när en kommun eller förening är motpart.

Checklista innan ni skriver under

Kontrollera bakgrunden och ta referenser på den du ska samarbeta med, och hämta en bild av bolagets ekonomiska situation via UC. Var tydlig med syftet med samarbetet. Säkra ditt bolags egna rättigheter, exempelvis varumärken och andra ekonomiska intressen, och se till att det nya avtalet inte innehåller motsättningar mot dina övriga avtal. Se till att du har en tydlig och inte alltför svår exit. Skriv in att saker du förvarar hos samarbetspartnern tillhör dig och inte ska ingå i en eventuell konkurs. Sätt en tydlig tidsbegränsning och börja gärna med ett kort avtal som löpande kan förlängas med korta uppsägningstider — samtliga dessa punkter är juristens tips för samarbetsavtal (Trygga Avtal).

Utöver tipsen bör avtalet reglera vilka parterna är, vad samarbetet syftar till, roller och ansvarsfördelning, ersättning och kostnadsfördelning, sekretess samt immateriella rättigheter (Ludvig & Co; Lavendla). Lägg till de punkter som följer av just ert samarbete: vilka resurser varje part bidrar med och när, hur intäkterna hanteras, tidsbegränsning och uppsägning, hur uppföljning och ändringar ska gå till samt vad som händer vid exit eller konkurs. Ett samarbetsavtal kan utformas på många olika sätt beroende på behov och förutsättningar (Trygga Avtal), så utgå från ert samarbete i stället för från en färdig mall.

Steg för att skapa ett säkert samarbetsavtal