Partnerskap
Vad bör ingå i ett samarbetsavtal?
Ett samarbetsavtal är juridiskt bindande mellan två eller flera parter i ett gemensamt projekt.
Utgångspunkt: därför behöver ett samarbetsavtal vara tydligt
Ett samarbetsavtal är juridiskt bindande mellan två eller flera parter i ett gemensamt projekt. Det reglerar rättigheter, skyldigheter, ansvarsfördelning och ekonomiska villkor, så att missförstånd och konflikter undviks (Ludvig & Co).
Avtalet är särskilt viktigt vid långvarigt samarbete, delade resurser eller gemensamma projekt. Då behöver roller, ersättning, sekretess och immateriella rättigheter regleras (Ludvig & Co).
Om samarbetet inte blir som väntat kan konsekvenserna bli stora för ditt företag. Diskutera därför igenom samarbetsformen innan avtalet skrivs (Trygga Avtal).
Ett samarbetsavtal kan utformas på många sätt beroende på behov och förutsättningar (Trygga Avtal). Gå igenom punkterna nedan och avgör vilka som är relevanta för ert samarbete.
Parter, bakgrund och gemensam utgångspunkt
Inled avtalet med parternas juridiska namn och organisationsnummer, så att det står klart vem som är bunden av det. Avtalet om samverkan inom plan- och bygglagens område mellan Bollebygds kommun (org. nr. 212000-2973) och Ulricehamns kommun (org. nr. 212000-1579) anger parterna på just detta sätt i avtalets första punkt.
Kontrollera bakgrunden och ta referenser på din motpart. Via UC får du en bild av bolagets ekonomi; en konkurs hos motparten kan bli kostsam för dig (Trygga Avtal).
Se också till att det nya avtalet inte motsäger avtal du redan har i andra samarbeten. Befintliga avtal måste värnas i förhållande till det nya (Trygga Avtal).
Syfte, mål och avgränsning
Slå fast vilka parterna är och vad samarbetet syftar till. Det ger en gemensam utgångspunkt och minskar risken för missförstånd om målet (Ludvig & Co).
Jurister rekommenderar att parterna är tydliga med syftet (Trygga Avtal). Formulera målet så att det i efterhand går att avgöra om det uppnåtts: viss volym, viss marknad eller viss tidsram.
Avgränsningen är lika viktig som målet. Bestäm vad samarbetet omfattar och vad som ligger utanför: projekt, tjänster eller geografiska områden, och vilka sidoverksamheter som inte räknas som konkurrerande.
Skriv in vad som händer om målet inte nås inom överenskommen tid.
Roller, ansvar och befogenheter
Definiera varje parts roll (Lavendla) och hur ansvaret fördelas (Ludvig & Co). Gå igenom varje delmoment: vem levererar, vem säljer, vem har kundkontakten och vem håller tidsplaner.
I gemensamma projekt ska det framgå vem som leder projektet och vem som rapporterar vad till den andra parten.
Ange vem som fattar beslut i olika frågor och om någon får företräda parten mot tredje man. Avtalslagen (1915:218) har ett kapitel om fullmakt. Om en person ska kunna binda din part utåt är det enklast att reglera det uttryckligen i avtalet, hellre än att förlita sig på allmänna regler.
Ersättning, kostnader och intäkter
Avtalet ska reglera parternas ekonomiska överenskommelser (Ludvig & Co). Lavendla pekar särskilt på att intäkterna från samarbetet måste hanteras.
Bestäm ersättningsmodell: timpris, fast pris, provision eller resultatandel. Ange vem som fakturerar slutkunden och när, vilka kostnader som är gemensamma och hur de fördelas — lika delar, i procent eller efter nyttjande.
Komplettera med betalningsvillkor: betalningstid, förfallodag, dröjsmålsränta och följder av försenad betalning. Skriv in hur oväntade kostnader hanteras: vem som godkänner en extra kostnad innan den uppstår, och vad som gäller om en part lägger ned mer tid eller pengar än beräknat.
Resurser och vad varje part bidrar med
Ange vilka resurser, tjänster, material eller arbetstid varje part skjuter till, och när bidraget ska vara tillgängligt. Samarbetsavtal är särskilt viktiga när aktörer delar resurser (Ludvig & Co).
Utan en tydlig beskrivning av insatserna går det inte att planera gemensamma projekt eller avgöra konsekvenserna av en utebliven insats.
Beskriv varje bidrag med omfattning och nivå: antal timmar, kompetenstyp, material eller lokaler, vem som står för kostnaden och när resursen ska vara på plats.
Bestäm vad som händer om ett bidrag försenas eller uteblir — förlängd tidsplan, ersättningsskyldighet eller rätt att avbryta samarbetet.
Immateriella rättigheter och egendom
Säkra ditt bolags egna rättigheter, till exempel varumärken och andra ekonomiska intressen (Trygga Avtal).
Bestäm vem som äger resultat som tas fram i samarbetet. Reglera vad parterna får använda av varandras namn, logotyper och marknadsmaterial, i vilka kanaler och hur länge efter avtalets slut.
Förvarar du saker hos en samarbetspartner bör avtalet slå fast att de är din egendom och skyddas vid motpartens konkurs — ett konkret juristtips (Trygga Avtal).
För sådan egendom är det praktiskt att ange vad som förvaras, var det finns och hur det ska lämnas tillbaka.
Sekretess och informationsdelning
Sekretess ska vara reglerad i ett samarbetsavtal (Ludvig & Co). Bestäm vad som är konfidentiell information: affärshemligheter, kundlistor, priser, teknisk information.
Ange hur länge sekretessen gäller efter avtalets slut och vilka undantag som finns, till exempel redan allmänt känd information eller information en part är skyldig att lämna ut.
Reglera informationsutbytet i praktiken: vilka i respektive organisation som får ta del av informationen, om den får föras vidare till konsulter eller underleverantörer och vad som då krävs av dem.
Bestäm vad parterna får säga offentligt om samarbetet och vem som uttalar sig för parternas räkning.
Avtalstid, förlängning och uppsägning
Sätt en tydlig tidsbegränsning i avtalet. Juristens tips är att börja med korta avtal som löpande kan förlängas och har korta uppsägningstider (Trygga Avtal).
Skriv ett längre avtal först när ni lärt känna varandra.
Bestäm om avtalet förlängs automatiskt eller måste sägas upp aktivt, hur lång uppsägningstiden är, från vilken dag den räknas och vilken form uppsägningen ska ha.
Skriv också in vad som gäller för projekt som pågår när uppsägningstiden börjar löpa ut.
Exit, avveckling och skydd vid konkurs
Se till att du har en tydlig och inte alltför svår exit om samarbetet inte blir som du tänkt dig (Trygga Avtal).
Gå igenom vad som händer med pågående projekt vid exit, hur kostnader och intäkter fördelas fram till avslutet, vad som ska återlämnas och vem som får behålla kundkontakter och material efter avslutet.
Säkra att du inte dras med om samarbetspartnern går i konkurs (Trygga Avtal). Ett konkret förslag är att skriva in att saker du har hos samarbetspartnern tillhör dig och står utanför en konkurs.
En ekonomisk kontroll av motparten via UC visar risken redan innan avtalet skrivs (Trygga Avtal).
Uppföljning, kommunikation och ändringar
Bestäm hur samarbetet följs upp: vem som ansvarar för avstämningarna, hur ofta de sker, vilka uppgifter som redovisas (ekonomi, tidplan, resultat) och hur avvikelser hanteras.
Kom överens om den löpande kommunikationen: kontaktperson hos respektive part, kanal och hur snabbt frågor ska besvaras.
Ändringar bör ske skriftligt och undertecknas av båda parter. Enligt avtalslagen (1915:218) kommer avtal till stånd genom anbud och svar.
Ett svar som genom tillägg eller förbehåll inte stämmer med anbudet gäller som avslag i förening med ett nytt anbud. Hantera därför ändringar som formella tillägg, inte muntliga överenskommelser, så att det inte uppstår oklarhet.
När samarbetet sker med kommun, förening eller annan organisation
Samarbetsavtal är viktiga när du ska driva ett projekt med en konsult, bygga med en entreprenör eller samarbeta med en kommun, förening eller ett företag (Trygga Avtal).
När en kommun samverkar med privata aktörer kan formerna variera: avtal, partnerskap, samverkansöverenskommelser, gemensamma projekt och sponsring (Lekebergs kommuns riktlinje för samverkan mellan kommunen och privata aktörer).
Klargör tidigt vilken samverkansform ni väljer, vem som företräder respektive organisation och hur ansvaret fördelas.
I avtal mellan kommuner anges parterna med juridiskt namn och organisationsnummer. Det framgår av avtalet om samverkan inom plan- och bygglagens område mellan Bollebygds och Ulricehamns kommuner, i avtalets första punkt — samma identifiering är användbar när en kommun eller förening är motpart.
Checklista innan ni skriver under
Kontrollera bakgrunden och ta referenser på din motpart. Hämta en bild av bolagets ekonomi via UC.
Var tydlig med syftet. Säkra ditt bolags egna rättigheter, till exempel varumärken och andra ekonomiska intressen. Se till att nya avtal inte motsäger dina övriga avtal.
Säkerställ en tydlig och inte alltför svår exit. Skriv in att föremål du lämnar hos samarbetspartnern förblir din egendom och inte omfattas av dennes konkurs.
Sätt en tydlig tidsbegränsning. Börja gärna med ett kort avtal som löpande kan förlängas och har korta uppsägningstider — alla punkter är juristens tips för samarbetsavtal (Trygga Avtal).
Utöver tipsen bör avtalet reglera vilka parterna är, syftet, roller och ansvarsfördelning, ersättning och kostnadsfördelning, sekretess samt immateriella rättigheter (Ludvig & Co; Lavendla).
Lägg till vad som följer av ert samarbete: resurser och när de bidras, intäkternas hantering, tidsbegränsning och uppsägning, uppföljning och ändringar samt exit eller konkurs.
Ett samarbetsavtal kan utformas på många sätt beroende på behov och förutsättningar (Trygga Avtal). Utgå från ert samarbete i stället för från en färdig mall.
